Khi người lịch lãm ở văn phòng
Người đàn ông lịch lãm có thể mang việc ở văn phòng về nhà làm. Tuy nhiên không nhất thiết người khác cũng sẽ làm giống anh ta.
Người đàn ông lịch lãm có thể mang việc ở văn phòng về nhà làm. Tuy nhiên không nhất thiết người khác cũng sẽ làm giống anh ta.
Nếu người lịch lãm ở vị trí giám sát công việc của người khác trong văn phòng, anh ta không cố thống trị độc đoán mà chỉ hướng dẫn họ.
Người lịch lãm không bao giờ viết thư cá nhân bằng giấy bút của công ty.
Người lịch lãm và văn hóa làm việc
Người lịch sự không bao giờ để người khác phải đoán xem mình là ai từ giọng nói trên băng ghi âm của máy trả lời tự động. Anh nói rõ ràng, giới thiệu bản thân và để lại số điện thoại, tốt hơn nữa là nói chậm và nói số của mình 2 lần. Không bao giờ một người lịch lãm tốn nhiều thời gian với máy trả lời tự động mà anh nhanh chóng để lại lời nhắn rồi trở lại với công việc của mình. Nếu cần thiết phải có một cuộc đối thoại, anh ta có thể sắp xếp một cuộc nói chuyện sau bữa tối.
Khi lời nhắn không được đáp lại kịp thời mà anh có một cái hạn chót, anh gọi lại và nếu cần để lại một tin nhắn nữa. Lúc này, người được gọi có trách nhiệm phải trả lời anh.
Nếu một người lịch sự nhận được một lời nhắn liên quan đến một cái hạn chót như lời mời ăn tối chẳng hạn, anh ta nhanh chóng trả lời.
Khi một người lịch lãm được đề nghị ghi lại tin nhắn cho một đồng nghiệp, anh ta sẽ nhận làm. Anh đảm bảo mình ghi tin nhắn chính xác và sẽ nhớ chuyển nó tới người đồng nghiệp của mình.
Một người lịch sự không tự ý xông vào phòng người khác, ngay cả khi cửa để mở.
Nếu một người lịch lãm làm việc trong không gian công sở mở, anh ta nhớ rằng người khác có thể nghe được cuộc nói chuyện của mình, anh ta nói nhỏ, không nói to với sang phía bên kia của phòng làm việc và cũng không cười lớn tiếng khi người khác đang bận làm việc.
Nếu người lịch sự mượn đồng nghiệp một cái bút anh nhanh chóng trả lại và không làm mất nắp bút.
Người lịch sự không dối trá khi viết lý lịch. Khi một người lịch sự muốn thôi việc họ không “qua cầu rút ván.”
Một người lịch sự luôn cho thêm giấy vào máy photocopy khi dùng xong.
Nếu người lịch sự nhận ra mình sẽ tới muộn hơn 5 phút cho một cuộc hẹn công việc, anh ta gọi điện báo trước.
Một người lịch sự luôn có trong ngăn kéo bàn và ca táp của mình một hộp danh thiếp. Nếu một đối tác mới đưa danh thiếp cho anh ta, anh ta nhận với thái độ tôn trọng, đút nó ngay vào túi áo hoặc ví. Họ không bỏ quên nó và không dùng chúng để cậy két bẩn trong móng tay.
Khi người lịch sự thay đổi địa chỉ công tác hoặc số điện thoại, họ thông báo với những người có quan hệ trong kinh doanh ngay khi có thể.
Người lịch lãm và sếp
Cho dù xã hội ngày nay bình đẳng tới đâu đi chăng nữa thì một người lịch lãm vẫn nhớ rằng luôn có những mệnh lệnh cần tuân thủ. Anh ta có thể gọi sếp bằng tên (không gọi bằng họ), và anh ta thỉnh thoảng có thể chơi gôn với sếp. Tuy nhiên, anh ta vẫn nhớ trong công việc ai là người quản lý. Anh ta chấp nhận công việc được giao vớithái độ vui vẻ trừ khi công việc không phù hợp với anh ta ở khía cạnh này hoặc khía cạnh khác. Nếu một người cảm thấy cần phải từ chối yêu cầu của sếp thì anh ta đưa ra lý do rõ ràng để từ chối với thái độ thẳng thắn không chậm trễ.
Trong tình huống xã giao như đi uống nước với nhau sau giờ làm việc, nếu sếp ngỏ ý muốn thanh toán thì một người lịch sự chiều ý họ không hề lưỡng lự, kể cả khi sếp là phụ nữ. Trong kỳ nghỉ nếu sếp tặng quà, một người lịch sự nhận quà và tỏ lòng biết ơn. Anh hiểu rằng, sếp không trông chờ nhận lại một món quà khác. Những món quà như vậy biểu thị một thông điệp là anh đã làm việc tốt chứ không giống là hai người bạn trao đổi quà.
Nếu một người lịch sự được mời đến bữa tiệc tổ chức ở nhà sếp, anh ta cư xử với sếp và chồng hoặc vợ sếp như với bất kỳ chủ nhà nào khác: mang theo một món quà nhỏ nếu phù hợp, rồi sau đó luôn là một bức thư cảm ơn. Kể cả bữa tiệc chỉ đơn giản là bữa tiệc văn phòng thì sếp cũng đã rất chu đáo mời mọi người về nhà mình.
Khi phỏng vấn xin việc, một người lịch sự vận đồ như đi làm bình thường, như vậy anh ta chứng tỏ được mình hiểu bản chất của công việc. Sau buổi phỏng vấn xin việc, một người lịch sự sẽ viết thư cảm ơn.
Người lịch lãm và đồng nghiệp
Người lịch lãm đối xử với thư ký, người trợ lý hay bất kỳ nhân viên nào bằng tất cả sự tôn trọng mà một cộng sự đáng quý nào hay một con người đáng được đối xử. Người lịch sự để mọi người hiểu rõ mong đợi của mình và sẵn sàng tỏ lòng biết ơn nếu ai đó hoàn thành tốt công việc của họ.
Người lịch lãm cẩn thận phân biệt rõ giữa cuộc sống riêng tư và công việc. Nếu đủ độ tin cậy, anh ta có thể nhờ thư ký làm hộ các khoản ký thác ngân hàng. Tuy nhiên, nếu cô thư ký không được trả lương cao và không phải là trợ lý riêng thì không nên nhờ cô cân bằng sổ sách của mình hoặc thanh toán thay mình. Họ có thể nhờ thư ký lên kế hoạch cho một bữa trưa vì công việc chứ không nhờ thư ký lên kế hoạch một cuộc hẹn hò.
Người lịch sự có thể tặng quà cho thư ký vào những dịp đặc biệt như kỷ niệm công việc, sinh nhật hoặc ngày lễ - nhưng tốt hơn cả là chỉ nên tặng hoa, một cuốn sách hay một số đồ vật khác không mang tính riêng tư. Anh ta không mong đợi người đó phải tặng quà lại.
Dù họ đã làm việc với nhau bao nhiêu năm, dù công việc của họ có sức ép phải hoàn thành trước thời hạn như thế nào thì người lịch sự không bao giờ quên nói câu cảm ơn với thư ký của mình. Thậm chí chỉ nhờ thư ký đi photocopy tài liệu thôi người lịch sự cũng nói “xin vui lòng” với thư ký.
Khi lên đường đi công tác với đồng nghiệp khác, người lịch sự luôn đến đúng giờ. Nếu một người lịch sự được hỏi liệu có muốn ở chung phòng với đồng nghiệp khi đi công tác hay không, anh ta nói rõ lựa chọn của mình. Nếu công ty yêu cầu họ ở chung phòng với nhau, anh ta cư xử lịch thiệp và đầy quan tâm.
Khi đi công tác, người lịch sự không lạm dụng quyền ưu tiên thanh toán các chi phí. Khi người lịch sự đãi một khách hàng, anh ta có trách nhiệm thanh toán hoá đơn.
Người lịch sự luôn cập nhật sổ địa chỉ của mình.
Người lịch sự học thuộc tên của người trực lễ tân, các trợ lý quản lý và thư ký ở văn phòng mà họ hay gọi điện thoại tới. Họ thường xuyên cảm ơn những người đó vì đã trợ giúp mình.
Văn hóa e-mail
Người lịch sự coi e-mail giống như bất kỳ phương tiện liên lạc bằng văn bản nào. Họ diễn đạt rõ ràng và chính xác. Họ không gửi những chuỗi dài tin nhắn cộc lốc không theo lô gíc nào dồn dập vào e-mail của người nhận. Họ chỉ rõ chủ đề thư của mình ở dòng “Subject” để người nhận biết được nội dung ngay ở phần danh mục thư nhận được.
Nếu một người lịch sự gửi e-mail của mình cho một người thứ hai, anh ta chỉ rõ là mình đang gửi một bản sao theo đúng cách mà anh ta sử dụng “C:” ở cuối thư thông thường. Họ biết e-mail không hoàn toàn riêng tư. Để tránh trường hợp bối rối cho mình và người khác, anh ta rất kín đáo khi chuyển các thông điệp của mình.
Người lịch lãm nhận thấy một e-mail cá nhân giống như một cuộc gọi điện cá nhân. Họ không làm gián đoạn ngày làm việc bởi các việc cá nhân trừ những trường hợp khẩn cấp.
Người lịch sự không gửi đi những e-mail thể hiện sự tức giận. Một khi đã gửi chúng đi, anh ta không còn cơ hội nào lấy lại được nó.
Văn hóa phòng nghỉ công sở
Ngay cả một người lịch sự cũng không quá tỉ mỉ trong bếp của mình, họ luôn tuân theo những quy tắc chuẩn hơn ở phòng nghỉ ở công ty hoặc bếp ăn chung. Họ không bao giờ để tách cà phê bẩn, đĩa bẩn hay thìa dĩa bẩn ở bồn rửa. Nếu không có máy rửa, họ tự rửa lấy. Họ cũng lau khô và cất chúng. Họ không để thức ăn thừa vào tủ lạnh trong thời gian quá lâu. Anh ta không bao giờ cho rằng anh ta có quyền nếm thử bất cứ đồ ăn nào mà đồng nghiệp để lại trong tủ lạnh.
Tại phòng nghỉ nhà công ty cũng như ở nhà, người lịch sự bao giờ cũng đổ nước vào khay đá trống.
Người lịch sự luôn chủ động gợi ý thay nước ở bình làm mát.
Người lịch sự không bao giờ nhờ đồng sự, đặc biệt là một trong những nhân viên của mình đi pha cà phê. Nếu là người thích uống cà phê, người lịch sự sẽ tự học cách sử dụng máy pha cà phê.
Một người lịch sự chỉ cho những đối tác thực sự cần biết số điện thoại ở nhà. Trừ những trường hợp đặc biệt, họ không nói số điện thoại nhà riêng của mình cho đồng nghiệp.
Trong một cuộc họp lớn, nếu người lịch sự thấy mình cần phải đi vệ sinh, họ rời phòng lặng lẽ. Họ không cần thông báo nơi anh ta sắp đi hay khi nào anh sẽ quay lại. Khi họ phải rời một cuộc họp nhỏ, họ xin phép bằng câu nói: “Tôi sẽ quay lại trong vài phút.”
- Những Quy Tắc Vàng Trong Giao Tế
Dành Cho Người Đàn Ông Thời Hiện Đại
Tác giả: John Bridges
Dịch giả: Hồng Vân